Per ragioni di riservatezza non pubblichiamo nomi di clienti, ma tutti i casi qui sotto derivano da progetti realmente realizzati. Abbiamo cambiato nome, zona e qualche dettaglio non rilevante, mantenendo intatti processo, numeri, tempi e decisioni chiave. Se uno di questi scenari ti somiglia, probabilmente possiamo aiutarti.
Azienda metalmeccanica che produce componenti su disegno cliente. Ogni commessa dal preventivo alla consegna attraversa ufficio tecnico, acquisti, produzione, qualità e spedizione. Storico 25 anni di attività, gestionale datato usato solo per fatturazione, resto gestito con una cartella fisica per commessa e un Excel condiviso.
"Scopro se una commessa è in perdita quando la fattura è già partita. Nel frattempo ne ho già accettate altre cinque con gli stessi problemi."
Web app gestionale di commessa con: anagrafica articoli/distinte base, offerta preventivo, ordine cliente, pianificazione produzione, consuntivazione ore via tablet in reparto (4 totem), gestione acquisti e arrivi, collaudi, DDT, fatturazione integrata col gestionale fiscale esistente.
Check-up: 3 settimane. Primo modulo (preventivo + commessa + consuntivo base): 6 settimane. Evoluzioni successive (acquisti, qualità, spedizioni): 8 mesi in totale.
Piccola impresa edile specializzata in ristrutturazioni e piccoli cantieri residenziali. Tre capocantiere che seguono 4–6 cantieri contemporaneamente. Giornale su carta, foto via WhatsApp, DDT materiali su ricevute ingialliti. Amministrazione che passa 2 giorni al mese a ricostruire quanto successo nei cantieri.
"Il cliente mi contesta ore fatte, e io non ho modo di provare nulla. Le foto sono su WhatsApp di un dipendente che magari non è più con noi."
App mobile offline-first per capocantiere: giornale digitale quotidiano, ore per persona per attività, DDT materiali con foto bolla, rilievi fotografici geolocalizzati, firma cliente in loco. Gestionale ufficio con SAL automatico, contabilità di cantiere, libretto misure digitale.
Check-up: 2 settimane. Primo modulo (app capocantiere + ufficio base): 5 settimane. Estensioni (SAL, libretti, integrazione paghe): 6 mesi.
Azienda di installazione e manutenzione impianti di climatizzazione con 8 tecnici su strada. Portafoglio contratti di manutenzione programmata di circa 400 clienti. Rapportini su blocchetti da 50 fogli, ritirati in ufficio il venerdì sera. Fatturazione a 45 giorni dall'intervento. Frequenti ticket post-intervento perché "non mi è chiaro cosa avete fatto".
"Fatturiamo quasi due mesi dopo il lavoro. Il cliente nel frattempo ha dimenticato, contesta, paga in ritardo. Stiamo finanziando i clienti senza rendercene conto."
App tecnico su smartphone aziendale: calendario giornaliero, checklist per tipologia impianto, foto before/after, firma cliente on-screen, lista materiali con scansione QR, timbratura con geolocalizzazione. Ufficio: pianificazione interventi, scadenzario contratti, fatturazione da rapportino con 1 click, portale cliente con storico interventi.
Check-up: 2 settimane. Primo modulo (app tecnico + ufficio base): 6 settimane. Portale cliente e pianificazione avanzata: 4 mesi.
Distributore B2B di ricambistica industriale con 1.200 clienti attivi e 18.000 codici a catalogo. Ordini ricevuti via email, fax, WhatsApp, telefonate. 4 persone dedicate a ricevere ordini e trascriverli nel gestionale. Errori di trascrizione frequenti, resi costosi, commerciali distratti da ordini di routine.
"I miei commerciali passano il 40% del tempo a inserire ordini invece di fare commerciale. E sbagliano: le contestazioni sono sempre tante."
Portale B2B con login per cliente, catalogo e listini personalizzati, riordino 1-click su storico, ricerca per codice/descrizione/compatibilità, storico ordini e fatture, stato spedizioni con tracking. App agenti con ordini in visita, anagrafica cliente, storico. Integrazione bidirezionale col gestionale per listini e disponibilità.
Check-up: 3 settimane. Primo modulo (portale cliente base): 7 settimane. App agenti: 4 mesi dopo. Ricerca avanzata e tracking: 6 mesi dopo.
Studio commercialista con circa 450 clienti tra PMI e professionisti. Scambio documenti via email, WeTransfer, cartelle condivise. Scadenzario su Excel aggiornato a mano. Clienti che chiamano per sapere "è arrivata quella cosa?" o "la scadenza X l'abbiamo fatta?". Titolari dello studio sommersi da email operative.
"I miei collaboratori passano ore a rispondere a clienti che chiedono lo stato di cose banali. E noi paghiamo competenze alte per fare il lavoro di una segreteria."
Portale cliente con area riservata per ogni cliente: documenti scambiati, pratiche aperte con stato, scadenze fiscali personali con countdown, firma digitale integrata, pagamento parcelle online. Gestionale interno dello studio con fascicolo pratica, timesheet automatico, dashboard scadenze, assegnazione pratiche.
Check-up: 2 settimane. Portale cliente base: 5 settimane. Gestionale interno dello studio: 3 mesi. Evoluzioni: ongoing.
Azienda di pulizie industriali con 60+ operatori su più cantieri (uffici, stabilimenti, cliniche). Pianificazione turni su Excel condiviso, modifiche via WhatsApp, timbrature con registro cartaceo firmato dai responsabili. I clienti chiedevano report mensili di cosa era stato fatto: venivano preparati a mano alla fine del mese.
"Per sapere se un operatore è arrivato al cantiere oggi devo chiamare il capoturno, che chiama il suo collega, che magari è in auto. E alla fine del mese passo giorni a preparare i report per i clienti."
Sistema pianificazione turni con auto-conferme e gestione sostituzioni. App operatore con timbratura geolocalizzata, checklist di servizio per cantiere, foto prima/dopo. Portale cliente con report automatico settimanale/mensile generato dai dati operativi reali. Integrazione paghe.
Check-up: 2 settimane. App operatore e pianificazione: 6 settimane. Portale cliente e report: 3 mesi. Integrazione paghe: 5 mesi.
Tre letture utili per orientarti prima del check-up. Sono gli stessi ragionamenti che facciamo durante le prime chiamate con i clienti — se li anticipi, arriviamo prima al punto.
Quando un software di mercato basta e quando serve sviluppo su misura. Le quattro domande da farti prima di decidere.
Leggi la guida Guida · 7 minCinque passaggi pratici per mappare i processi ripetitivi della tua azienda e stimare le ore che stai perdendo. Senza budget, solo con carta e penna.
Leggi la guida Metodo · 9 minI tre errori che vediamo più spesso quando si passa dalla carta al digitale, e come evitarli. Valido per qualsiasi settore.
Leggi l'articoloDurante il check-up condividiamo anche i nostri template interni di mappatura processi e il foglio di calcolo ore/anno. Li usiamo come punto di partenza sul tuo caso specifico.
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